BOUW blog’s

Vertrouwen

Het hotel komt er te staan, dat is zeker. Op wat vandaag een stuk drassig weiland is, zijn straks mensen aan het werk, wordt genoten van een hapje en een drankje in een geweldig mooie omgeving.

De opdrachtgever heeft vorig jaar ook geïnvesteerd in nieuwe hotels en de ervaring met deze bouwer waren dusdanig positief dat het volgende project dan ook direct gegund is. Qua ontwerp kun je spreken van een kopie, op wat details na.

Prachtig zou je denken. Als de bouwer de opdracht heeft gekregen, dan mogen vast alle partners van het vorige project ook meedoen?Ik dacht heel naïef dat dit voor iedereen een mooie kans was om hetgeen geleerd is van het vorige project, nu nog beter in de praktijk uit te voeren.

Read More

Wie let er op de kostprijs?

In het bouwbedrijf zijn veel mensen bezig om de projecten zo goed mogelijk te laten verlopen. Iedereen is heel druk, er wordt men een minimale bezetting een grote prestatie geleverd. Doordat de verkoopprijs laag is en de kosten stijgen is iedereen erop gebrand om goed zicht te houden op de kosten; iedereen op zijn eigen gebied.

Je kan de vraag stellen; “En welke effecten heeft dat op de kostprijs?”

Read More

Differentiëren of integreren?

 

wiskundeWees niet bang, het wordt geen les wiskunde. De vraag die mij bezig houdt; is het lonend om werkzaamheden in kleine porties op te knippen?

Op een bouwplaats, 24 woningen, had ik onlangs te maken met vijf verschillende partijen die gezamenlijk actief waren met de E-installatie;

• Een frezer
• Een kabeltrekker
• Een aansluitploeg
• Een testbedrijf
• Een installateur om te herstellen

4% besparing

Laat ik het netjes zeggen; het project verliep verre van soepel. Van flow was nauwelijks sprake, de sfeer was ‘ieder voor zich’ en de planning hing er om de muur te vullen. Gelukkig werden er uren geregistreerd en daardoor was tussentijds te constateren dat er ingegrepen moest worden.

Mijn gesprek met de werkvoorbereider verliep soortgelijk als met het project; verre van soepel. Zijn boodschap; de projectleider had zoveel korting gegeven; hij moest het met slim inkopen maar goed zien te maken. Een verhaal dat ik afgelopen jaren vaak heb gehoord.

De directeur van het bedrijf had ooit eens laten vallen; een goede werkvoorbereider koopt minstens 4 procent goedkoper in dan de prijzen die een calculator heeft verzameld. Deze werkvoorbereider deed er dan ook alle moeite voor om die 4% te realiseren. Gebrek aan inzet kon deze beste man dan ook niet worden ontzegd.

De vraag is alleen; is zijn aanpak effectief?

Het was de werkvoorbereider niet helder wat het effect van zijn acties is. Levert zijn aanpak inderdaad de beoogde 4% extra voordeel op? Terugkoppeling vanuit de praktijk was er door tijdgebrek niet of nauwelijks. Kortom; tijd voor een uurtje bijpraten, samen met de uitvoerder.

De uitvoerder is een rustige man, heel beheerst. Over de huidige werkwijze is hij helder; al het werk moet zo snel af; hij geniet er nauwelijks meer van. De halve dag zit hij achter zijn computer en op de bouwplaats lopen vrijwel elke dag andere mensen. Het leuke werken met een vaste ploeg ziet hij nooit meer terug komen.

We praten over de tijdbesteding van de uitvoerder. Al snel blijkt dat hij vrijwel elke dag nieuwe mensen op de bouwplaats ziet komen. Ze komen allemaal een klusje doen, variërend van een paar uur tot enkele dagen. Al deze mensen moet hij uitleggen hoe hij wil dat er gewerkt wordt, waar de keet staat om te schaften en het toilet, welke regels er zijn over veiligheid en administratieve zaken. Kortom; veel van zijn tijd gaat op aan zaken waar niets tegenover staat.
Hij is hierdoor zo druk, dat tijd om de boel goed te kunnen overzien ontbreekt. Laat staan dat hij de knelpunten tijdig kan oplossen. En de mensen die er lopen, die zullen deze ook niet met hem delen; niemand voelt zich verantwoordelijk.

Een onmogelijke doelstelling, of toch niet?

De werkvoorbereider hoorde het gelaten aan. Al het voordeel dat hij hoopte te bereiken was in 1 klap weg. Zijn collega was door het opknippen ontzettend druk met het aansturen van mensen, die geen binding konden opbouwen met het project. De vier procent leek ineens een onmogelijke doelstelling te worden. Of toch niet?

Al pratend vergeleken we de werkwijze van nu met de werkwijze van een paar jaar geleden. Toen er uitsluitend met vaste onderaannemers werd gewerkt en met veel eigen timmermannen. Ook toen ging het niet vanzelf, maar er was wel een gezamenlijk belang; een goed lopend project. Mensen namen verantwoordelijkheid en iedereen wist precies aan te wijzen waardoor het niet lekker liep.

Terug naar dit project; de fase van afbouw is ver gevorderd. Alle onderaannemers zijn reeds gecontracteerd; hier is weinig meer aan te doen. De uitvoerder gaat ’s morgens werken met een korte dagopening; alle neuzen dezelfde kant op. Kijken wat dat oplevert op de korte termijn.

Het nieuwe samenwerken

De werkvoorbereider is inmiddels bezig met een nieuw project. Elke week zit hij een uur samen met de uitvoerder om na te gaan hoe ze het werk gaan inkopen; in kleine porties of in wat grotere brokken? Bij een partij die ze kennen of bij een wildvreemde?

Mooi om te zien dat er wordt samengewerkt tussen beide mannen. Niet alleen praten ze over het nieuwe project, maar tegelijkertijd denken ze samen na over het huidige project. De ervaring van de uitvoerder gaat steeds vaker over tafel en wordt actief opgepakt door de werkvoorbereider.

Vroeger was niet alles slechter of beter dan vandaag de dag. Leren van vandaag en de ervaring meenemen uit het verleden, biedt kansen voor de toekomst.
Nu eens zien of het volgende project wel de beoogde marge gaat opleveren. Dat beide mannen al samen een team vormen is een goed begin.

De praktijk en de theorie, twee verschillende dingen?

 

IMG_0367Op een bouwplaats in de buurt van Schiphol had ik afgesproken met een uitvoerder. Zijn projectleider was de structurele overschrijding van de uren op het project meer dan beu. Er was krap gecalculeerd, maar het project was in soortgelijke vorm al een keer uitgevoerd. Waarom is er een overschrijding in uren?

De uitvoerder is een gemoedelijke vent. We starten met een kopje koffie in de keet. De uitvoerder heeft het vorige project blijkbaar niet meegemaakt en is in dit project niet vanaf de eerste dag aanwezig.

Op de bouw zien we veel mensen enorm actief in de weer. Niemand staat te lummelen en toch is het gevoel niet goed. Veelvuldig wordt de uitvoerder aangesproken, er blijkt veel onduidelijk te zijn. De mensen zijn onzeker en willen bevestiging hebben van de uitvoerder. Uit zichzelf lijkt niemand verantwoording te nemen. In de tijd dat ik aanwezig was, zijn er drie trailers de bouwplaats op gereden. Telkens wist de uitvoerder een leeg plekje te vinden. Iedereen happy. Of toch niet?

Een week later sta ik weer op deze bouwplaats. Ik heb een plattegrond van de bouwplaats meegenomen. Met post-its heb ik aangegeven waar welk materiaal nu staat en tevens waar het verwerkt gaat worden. Op een andere afdruk heb ik aangegeven waar het materiaal zou kunnen staan, opdat de afstanden minimaal zijn, cq binnen draaibereik van de kranen. De uitvoerder staat erbij en kijkt ernaar. ‘In theorie zou het moeten kloppen’; is zijn eerste reactie. ‘Dan moeten we het in de praktijk brengen’; vul ik hem aan. Een verschil van mening is in wording.

Is de praktijk te helpen met een stukje theorie? We proberen het uit. De uitvoerder en de werkvoorbereider weten welke leveringen ze kunnen verwachten voor de komende dagen. We tekenen ze in de plattegrond. Op het hek hangen we een bord; ‘vrachtwagens melden bij de uitvoerder’. In de pauze vertellen we de nieuwe werkwijze in de keet aan alle medewerkers. De reacties zijn op voorhand positief, de mannen zijn het heen en weer slepen met materiaal meer dan zat.

Een week later evalueren we. Veel uren die voorheen met lopen met materiaal verspild werden, konden nu in ‘echt werk’ gestoken worden. De uitvoerder zelf ervaart het nieuwe systeem voor zichzelf als rustgevend. Beter van tevoren even nadenken en er later de vruchten van plukken is blijkbaar beter dan ad hoc een plekje zoeken voor een lading materiaal.

Theorie en praktijk. Prachtig als het samen werkt!

Kleine lettertjes …

 

BriefHet lijkt al weer zo lang geleden. Die vakantie in Frankrijk.

Na een paar hectische maanden was hij er hard aan toe. Zijn lijf genoot van het zwembad en de blauwe lucht, in zijn hoofd daalde de rust terug. Even lekker ontspannen, even bijkomen.

Maar nu, een paar weken later zit hij achter zijn bureau. Het nieuws is de afgelopen maanden steeds positiever van toon. De verkoop van woningen komt langzaam op gang; mensen krijgen steeds meer vertrouwen in de economie. Het nieuws gaat vooral over landen ver hier vandaan en in Nederland lijkt alles weer op gang te komen.

En toch knaagt er iets. Hij krijgt er nog geen vat op wat.

Op maandagochtend is er overleg tussen de managers van het bedrijf. De meeste projecten liggen keurig op schema. Hij weet dat deze projecten nodig zijn om de kasstroom op gang te houden; echte marges zitten er nauwelijks in. De eerste echte tegenslag snoept de marge gelijk op.

De commerciële mensen zijn optimistisch van aard deze ochtend. De verwachting is dat ze deze maand diverse openstaande offertes zullen omzetten in opdrachten. Mooi nieuws; oude tijden lijken te gaan herleven. De gedachte aan een volle orderportefeuille neemt de overhand tijdens de bespreking.

En toch knaagt er iets. Hij krijgt er nog geen vat op wat.

Vrijdagmiddag, de week is omgevlogen met vooral goed nieuws. Deze week zijn er zeven nieuwe projecten bijgekomen. Maanden werk voor het bedrijf. Komende maandag staat de vergadering in het teken van het inhuren van extra capaciteit. De jubelstemming is door hele team voelbaar. De ene collega is van plan een bloemetje voor zijn vrouw te kopen en de ander gaat morgen met de kids naar de bioscoop. En dan weet hij het … ze hadden het er een tijd geleden over gehad … de kleine lettertjes.

Er was een tijd dat ze voornamelijk actief waren voor een groep vaste klanten. Dat ging al jaren goed, tot een jaar of wat geleden. Vaste klanten werden kritischer; de prijzen gingen dalen en men daalde met de markt mee. Een van de zaken die afgeschaft werden, waren die onzinnige kleine lettertjes. Van die teksten die niemand las en die door de andere partij standaard nietig werden verklaard.

En nu, nu ineens, zo uit het niets, besefte hij de waarde van die kleine lettertjes.

Alle nieuwe opdrachten van deze week waren op basis van offertes waar die kleine lettertjes nauwelijks in waren opgenomen. En van minstens één onderwerp kreeg hij de rillingen op z’n rug; de indexering van de prijzen. Alle orders waren op basis van het prijspeil van maanden geleden. En juist deze week vertelde de inkopers hem dat de prijzen op de markt, als gevolg van de toenemende vraag, al flink aan het stijgen waren. En de verkoopprijs; die staat vast, geen indexering is nog mogelijk.

Een snelle berekening met een bevriende inkoper leerde op deze vrijdagmiddag al snel dat het bereiken van enige marge een hele uitdaging zou gaan worden. Maandagochtend toch maar de kleine lettertjes weer eens GROOTS op de agenda plaatsen.

Prettig weekend!

In het jaar 20**

‘Mama, mama, kijk: er staat een grote hijskraan voor de deur’: roept Daantje naar zijn moeder. ‘Ja’, zegt zijn moeder, ‘morgen komen er nieuwe mensen naast ons wonen. Ze hebben een jongen die ook 4 jaar is en binnenkort krijgt hij er een broertje of zusje bij’.

‘Een broertje of een zusje? En wanneer dan?’, vraagt Daantje verbaasd aan zijn moeder. Zijn moeder denkt even na. ‘Hoe ga ik het vertellen?’, begint ze voorzichtig. ‘Op een moment wordt een moeder zwanger, zo heet dat. Dan moet je negen maanden wachten en krijg je een enorm dikke buik. En dan ineens, dan is er een baby, een jongen of een meisje’.

‘Negen maanden, is dat lang?’, vraagt Daantje. ‘Negen maanden is bijna een jaar. Dus best heel lang. Toen opa zijn huis werd gebouwd, deden ze er ook negen maanden over. Toen kwamen er geen kranen, maar een grote groep mannen met helmen op hun hoofd. Die mannen gingen dan eerst een hek neer zetten en een soort klas waarin ze koffie konden drinken en hun broodjes gingen eten.’

‘Die mannen waren de hele dag herrie aan het maken. Ze hadden vaak een radio die heel hard stond en ze gebruikten allerlei machines. Heel langzaam gingen ze dan een huis bouwen.’

‘Eerst gingen ze een grote kuil graven en dan begonnen ze steentje voor steentje het huis in elkaar te zetten. Het leek net op een mierennest: de hele dag waren ze enorm druk en werd er materiaal aangeleverd met heel veel vrachtauto’s.’: antwoordde zijn moeder.

‘Is ons huis ook zo gemaakt?’, vraagt Daantje. ‘Nee, gelukkig niet’, zei zijn moeder. ‘Ons huis is in een fabriek gemaakt. Daar hebben ze ook een radio om naar de muziek te luisteren, maar daar binnen is het altijd lekker warm en het regent er niet, dus kunnen ze de hele dag lekker door  timmeren. En als ze dan klaar zijn, dan komen er vrachtauto’s en een grote kraan en zetten ze het huis in één dag neer.’

‘Kijk dus maar lekker vandaag naar die grote kraan, want morgen is die er niet meer. Dan kun je lekker buiten spelen met Lucas, want zo heet de nieuwe buurjongen.’

‘Gaaf’, roept Daantje. ‘Dan kan ik met mijn nieuwe vriendje een hut bouwen. Dan doen we net als vroeger, we gaan er negen maanden over doen. Als hij dan klaar is kunnen we er een broodje in eten en dan komt de baby’.

Benieuwd naar deze nieuwe werkelijkheid? In mijn volgende blog vertel ik u precies hoe dit in elkaar steekt!

En toen kwam de nieuwe Steve of Bill de bouw binnen lopen …

 

rem-koolhaas-beijing-cctv-towerSteve Jobs en Bill Gates hebben het ons mogelijk gemaakt dat ik nu een stukje op deze website tik dat velen en dus ook jij, nu lezen.

Was er ooit behoefte aan een PC in elk huishouden? Vroeg iemand 15 jaar geleden aan een ICT bedrijf of zijn software ook ‘in the cloud’ kon draaien? Nee: het waren de bedrijven die de techniek ontwikkelden die een visie hadden. En vanuit deze visie is men producten en diensten gaan ontwikkelen, waar wij allen nu gebruik van maken. We vroegen er niet om, maar kunnen nu geen dag meer zonder.

Visie en een heldere marketing

De combinatie van een visie en een heldere marketing aanpak hebben voor deze bedrijven hun vruchten afgeworpen. Wat bijzonder is: de ontwikkelingen zijn nooit stil gezet. Telkens weer weten deze bedrijven ons te verbazen over nieuwe mogelijkheden.

Wat kenmerkt deze aanpak:

  • Men richt zich op de massa
  • Prijs speelt in eerste en tweede instantie geen rol van betekenis
  • In een verzadigde markt wordt er een compleet nieuwe lijn uitgerold
  • De marketing is uniek te noemen

Ik vraag mij oprecht af: waarom kan dit niet in de bouw? Immers, wij allen wonen in een huis en werken in een gebouw. Omdat er weinig Unique Selling Points zijn, gaan wij als consument vanzelf op de paar aspecten letten waar de verschillen zijn: prijs en kwaliteit.

Rol van de architect

In onze huidige markt zien we een uitgeklede rol van de architect. Een mooie uitzondering is Rem Koolhaas. Zijn ontwerpen halen het 8 uur journaal. Aan niets is af te lezen dat er bezuinigd is in het ontwerp. Het gebouw markeert zijn omgeving: huurders staan in de rij om in dit soort panden actief te mogen zijn. Actief zijn in een gebouw als dit, geeft deze bedrijven en mensen status.

Wat houdt een jonge groep architecten tegen om zich te onderscheiden van de meute? Waarom zou de volgende Steve of Bill niet gewoon Klaas heten? En stel dat deze persoon inderdaad unieke gebouwen zou weten te ontwerpen, welke geniale marketeer zou hier dan geen uitdaging in zien om er een aansprekend merk van te maken? Prachtig toch: ‘Waar woon jij?’, ‘Ik woon in een echte Klaas-villa, rij in een Prius en werk ook in zo’n Klaas-unit.’, ‘Wow, jij hebt echt het hele plaatje compleet!’

Op zoek naar . . .

OLYMPUS DIGITAL CAMERADe vraag op de markt naar woningen is zelden zo hoog geweest en zal alleen maar blijven stijgen. Bouwers, banken, beleggers, woningbouwcorporaties wachten allemaal op elkaar. Als iedereen wacht: dan kun je je eenvoudig onderscheiden.

Zou het niet prachtig zijn om hier een TV programma over te maken. ‘Op zoek naar de nieuwe Rem Koolhaas’. Het Nederlands ontwerp, de echte Klaas-villa of Klaas-unit als nieuw exportproduct de wereld over.

Wil Klaas zich even melden? We hebben je nodig!

Is coöperatie het nieuwe businessmodel in de bouw?

 

Deep FreezeOp een gemiddelde bouwplaats is het een bonte verzameling aan busjes en bedrijfsmaterieel. Als koper of buitenstaander heb je al snel geen idee welk bedrijf hier aan het bouwen is. De enige houvast is het bord aan de weg, maar ook hier wemelt het van namen en vakjargon.

Om al deze mensen aan het werk te krijgen is een forse hoeveelheid afstemming nodig. Niet alleen in de vorm van tekeningen en andere technische informatie, maar ook veel administratieve zaken. Een korte opsomming;

  • Identificatiebewijzen
  • Bestel- of inkoopbonnen
  • Onderlinge facturen
  • Onderlinge registraties, als urenbriefjes

De hoeveelheid is soms zoveel, dat een extra administratieve kracht in de keet bij de uitvoerder aanwezig is. Deze persoon is dus aanwezig, om de verschillende onder- en nevenaannemers van de juiste informatie te voorzien en hier controle op uit te oefenen. Ook in projecten waar met vaste partners wordt gewerkt, zie ik dit verschijnsel terug.

Kan het niet slimmer?

Bij vrijwel al de ketenpartners zie ik eenzelfde beeld. Allemaal hebben ze een bedrijfspand, een bedrijfstop, een administratie en meer van dit soort facilitaire zaken. Al snel is de conclusie te trekken: rondom een bouwproject zijn veel zaken meervoudig aanwezig. Kan dat niet slimmer?

Ik voorzie een aantal trends voor de toekomst:

  1. Steeds minder bouwbedrijven zullen CAO medewerkers langdurig in dienst nemen. Ook niet wanneer het beter gaat in de economie.
  2. Steeds vaker zullen ketenpartners elkaar ondersteunen met commerciële en facilitaire zaken.
  3. De coöperatie komt terug als businessmodel in de bouw.

Door samen in een coöperatie actief te gaan zijn de totale AK kosten goed te reduceren. Een belangrijk onderwerp in deze tijd. Op langere termijn geeft deze samenwerkingsvorm ook andere voordelen. Denk aan herkenbaarheid en marketing. Maar ook bij de ontwikkeling van nieuwe bouwtechnieken zijn veel voordelen denkbaar en deze komen pas tot stand als vaste partners ook de intentie met elkaar hebben om deze samenwerking langdurig te laten bestaan.

Samenwerken

samenwerkenEen voorbeeld dat ik momenteel in ontwikkeling zie is een architect, een bouwer, een interieurspecialist en een totaalinstallateur die gezamenlijk en straks onder één naam, de markt opgaan voor projecten gericht op één specifieke doelgroep. De herkenbaarheid van organisaties in deze branche zal door deze vorm van samenwerking snel op een hoog peil zijn.

Vanuit de coöperatiegedachte heeft iedere deelnemer hetzelfde risico en hetzelfde aandeel in de winst. Bij het maken van de plannen komen steeds vaker begrippen als klantwaarde, rendement voor de klant en klantbelang langs. Door de projecten van afgelopen jaar nog eens onder de loep te nemen, zijn met de nieuwe vorm van samenwerking voordelen te behalen. Enerzijds door een lagere AK, anderzijds zeker ook door de bundeling van kennis.

Ik ben benieuwd welke mogelijkheden dit soort groepen in de toekomst weten te realiseren.

Zit de echte crisis niet in de bouw zelf?

CrisisMet deze vraag wil ik dit stukje maar eens beginnen. Het is een vraag die mij al tijden bezig houd en waar ik hard op zoek ben naar antwoorden.

Hoe goed kent de bouwer zijn klant?

Een paar jaar geleden gaf ik een training bij een groot bouwbedrijf. Tijdens de lunch had ik het genoegen van een mooi gesprek met de regiodirecteur. Een zeer betrokken man, aan het eind van zijn carrière, over een aantal dagen zou hij met pensioen gaan.

De huizenmarkt in Amerika en Nederland

In Amerika lag de huizenverkoop vrijwel stil en er viel niets meer te bouwen. Dit was de aanleiding om in gesprek te gaan over klantwaarde. In Amerika waren de meeste opdrachtgevers beleggers, niet de gebruikers van de gebouwen. Het enige belang was snel winst maken en verder niets. Of de gebouwen daarna in gebruik werden genomen of niet, voor de bouwers was het bijzaak.

In feite gebeurde in Nederland exact hetzelfde. Welke mogelijkheden zijn haalbaar om meer waarde te kunnen leveren en voor de opdrachtgever en voor de eindgebruiker.  De regiodirecteur sprak over dit onderwerp vanuit een vorm van frustratie. Zelden stond een opdrachtgever hier open voor. De keren dat het wel mogelijk was, was vrijwel altijd lucratief voor zowel de opdrachtgever, de uiteindelijke gebruiker als de bouwer.

Een voorbeeld ter illustratie. Een investeringsmaatschappij kreeg een project niet in voldoende mate verkocht om van start te kunnen gaan met bouwen. Door vanuit de bouwer aan marktverkenning te doen, op basis van 3 uiteenlopende varianten die de bouwer goed en voordelig kon maken, werd snel duidelijk dat men in het plan niet het type woning had bedacht welke paste bij de behoefte van potentiële kopers. Eén ontwerp van de bouwer wel. Gevolg: de verkoop verliep beter, men kon snel met het project starten en iedereen had er voordeel aan.

Als het buiten met externe partijen beter kan, hoeveel beter kan het intern bij een bouwer?

Ik ben sinds begin mei met deze vraag in de weer. Middels een korte scan van vier uur weet ik inmiddels dat in de meeste bouw- en installatiebedrijven enorm veel te winnen valt. De oorzaak: veel mensen werken in een soort van automatische modus. Ze kunnen prima onder woorden brengen waar het in veel gevallen niet lekker loopt en welke impact dit heeft. Ook is vaak glashelder wat eraan te doen valt, maar het gebeurt niet.

De 20 uitgevoerde scans, zijn vrijwel allemaal op de afdeling werkvoorbereiding gedaan. Een afdeling die de taak heeft dat de juiste informatie en materialen op de bouwplaats terecht komt. De tijdsdruk is enorm, de kwaliteit van de aangeleverde informatie is soms dramatisch en tijd om dit structureel te verbeteren wordt er niet genomen.

Illustratief zijn de overdrachten. Vrijwel unaniem vind er geen goede overdracht plaats tussen de calculatie, projectleider en werkvoorbereiding. Tegenstrijdigheden tussen bestek, calculatie en tekeningen zijn dagelijkse puzzels die veel tijd en energie vreten. Een inhoudelijke overdracht van hooguit één uur en markeringen in het bestek waar en waarom er wordt afgeweken kan de hoeveelheid tijd en vragen van de werkvoorbereider fors reduceren. Diverse personen spraken over halveren.

Crisis in de bouw

In deze tijd van crisis in de bouw, lijkt het heel logisch dat alles op alles wordt gezet om de interne organisatie zo efficiënt mogelijk te laten functioneren en dat er maximaal aandacht is voor de klant. Bij de meeste staat het financiële water ‘aan de lippen’, dus alle reden om in actie te komen.

De vraag die mij nu bezighoudt: waarom lijkt het zo te zijn dat veel bouwbedrijven wachten met het in actie komen? Wordt vervolgd.

Over de schutting: de 5Why methode

Heeft u wel eens van de 5Why methode gehoord? Nee? Dan leg ik deze even kort uit. Als je de oorzaak van een probleem wilt vinden, vraag je af ‘waarom’ er iets fout is gegaan. En als je die oorzaak denkt te kennen, vraag je vervolgens af ‘waarom’ die oorzaak er is. En zo verder. Doe dit 3 tot 8 stappen verder en je zal ervaren dat soms een ogenschijnlijk onbenullig onderwerp uiteindelijk tot grote gevolgen kan leiden. 5Why; vijf keer de ‘waarom’-vraag zien te beantwoorden, moeilijker is het niet. In mijn praktijk is 5Why één van mijn belangrijkste instrumenten. In deze bijdrage wil ik u meenemen in verschillende situaties, wellicht zijn deze herkenbaar in uw situatie.

Inhuur bouwmaterieel

Bij een middelgrote bouwer is een terrein vol met eigen materieel. Het zal u niet verbazen; er ligt vandaag de dag veel materieel te wachten op werk. De controller van de organisatie sprak zijn verwondering uit; ‘hoe kan een terrein met materieel zo vol staan, terwijl onze post ‘inhuur materieel derden’ groter is dan ooit tevoren?’; een factor 5 meer!
Met deze vraag ben ik in gesprek gegaan met de projectleiders. Is er voor de lopende projecten behoefte geweest aan ander materieel dan men zelf ter beschikking had? Het antwoord was eenduidig; ‘nee’.

De beheerder van de materieeldienst keek verwonderd op van mijn vraag; ‘waarom is er veel materieel ingehuurd bij derden, terwijl het terrein vol staat’. De man had geen idee; er zal wel iets bijzonders zijn ingehuurd. Met het antwoord van de projectleiders wist ik het antwoord al. Er moet dus iets anders aan de hand zijn.

Samen liepen we naar de mannen van het onderhoud. Voor het beeld; blauwe overalls, zwarte handen van het vuil en ergens een bureau met een stapel papierwerk dat met geduld lag te wachten om verwerkt te worden. De mannen van het onderhoud waren heel druk; er was zoveel materieel kapot de laatste tijd. Waarom is er veel materieel stuk?

De onderhoudsmannen waren druk geweest met repareren en hadden geen tijd gehad om te praten over de oorzaak. Nu dus wel, want er werd veel materieel ingehuurd terwijl eigen materieel in onderhoud stond. Al snel bleek dat het vooral veel lekke banden en problemen met rubsbanden waren. De oorzaak? Er zit wel heel veel troep in de rupsbanden wat voor problemen zorgt en wellicht veroorzaakt dit ook de problemen met de banden. Waaromligt er troep?

Een rondje over het terrein maakte al snel duidelijk dat het schoon houden van het terrein geen prioriteit was. Waarom niet? Geen tijd, was het argument.

Tot 1 januari was Ome Ko, een gepensioneerde oud-medewerker een middag in de week bezig om het terrein op te ruimen. Hij kreeg een fooi als beloning en mocht zijn oldtimer in de werkplaats stallen en repareren. De directie zag het nut van de werkzaamheden van Ome Ko niet in en had een eind aan de samenwerking gemaakt. De fooi van Ome Ko werd daarmee onbedoeld omgezet in een kostenpost van behoorlijke omvang. Dit relaas is het resultaat van 1 middag gesprekken voeren.

Inmiddels maken de onderhoudsmannen zelf het terrein schoon en is de post ‘inhuurmaterieel derden’ weer op normaal niveau.

Over de schutting

De projectleiders en werkvoorbereiders in dezelfde organisatie besteden meer uren aan hun projecten dan gecalculeerd. Gemiddeld zo’n 20 procent. Waarom is dat?

Ik ben met deze vraag gestart bij de calculatie. Waarom staan er uren in de calculatie die niet overeenkomen met de werkelijkheid? De mannen en dame van de afdeling hadden geen idee. De werkdruk is enorm, tijd om te leren van lopende projecten is er niet bij. De terugkoppeling gebeurt via de e-mail, zonder verdere toelichting inzake de afwijkingen. Omdat de prijs superscherp moet zijn, wordt er gerekend met minimale indirecte uren.

De projectleiders waren de volgende. De prijzen zijn superscherp, marges zijn er niet of nauwelijks. Dat er grote overschrijdingen zijn in bestede uren was niet echt bekend. Waarom is hier geen terugkoppeling over?

Wat gaat er nu anders dan een aantal jaar geleden, toen er wel binnen uren gewerkt werd? Het aantal uren verlagen kan op papier, maar zal ook gerealiseerd moeten worden in de praktijk. Eén van de projectleiders had het gevoel dat veel informatie ‘over de schutting’ werd gegooid. Tijd om het projectdossier op orde te houden werd er niet genomen, waardoor veel tijd verloren gaat doordat er continu gezocht wordt naar informatie, er veel fouten ontstaan doordat er gewerkt wordt met achterhaalde informatie. Kortom, er valt genoeg te verbeteren. Waaromwordt informatie ‘over de schutting gegooid’?

Door alle projectleiders, werkvoorbereiders, uitvoerders, calculatoren en directie bijeen te roepen, hebben we het antwoord gevonden; iedereen is druk op z’n eigen eiland. Niemand heeft aandacht voor de ander of neemt verantwoordelijkheid voor het gehele project, qua kwaliteit, oplevertijd, uren, kosten of inkoop. Laat staan de verbetering van deze elementen. En waarom; omdat iedereen denkt dat het goed gaat; er ontbreken cijfers die aantonen dat het niet gaat zoals bedacht.

Het is best bijzonder dat de man die mij vroeg waarom er een overschrijding was, uiteindelijk de persoon was die over de cijfers beschikte die de sleutel vormde tot aanpassing van ieders gedrag. Binnen de organisatie wordt nu actief gezocht naar mogelijkheden om uren te besparen. De eerste stap was helder; een goede informatievoorziening en interne communicatie.

Elke eerste dinsdag van de maand geeft de controller feedback in de kantine voor de geïnteresseerden en verspreidt deze informatie ook nog eens in een leesbare grafiek. Het is mooi om te zien wat de afgelopen twee maanden aan verbeteringen heeft plaatsgevonden, vanuit bewustwording en aanpassing van ieders gedrag.