Articles Tagged with 5 why

Over de schutting: de 5Why methode

Heeft u wel eens van de 5Why methode gehoord? Nee? Dan leg ik deze even kort uit. Als je de oorzaak van een probleem wilt vinden, vraag je af ‘waarom’ er iets fout is gegaan. En als je die oorzaak denkt te kennen, vraag je vervolgens af ‘waarom’ die oorzaak er is. En zo verder. Doe dit 3 tot 8 stappen verder en je zal ervaren dat soms een ogenschijnlijk onbenullig onderwerp uiteindelijk tot grote gevolgen kan leiden. 5Why; vijf keer de ‘waarom’-vraag zien te beantwoorden, moeilijker is het niet. In mijn praktijk is 5Why één van mijn belangrijkste instrumenten. In deze bijdrage wil ik u meenemen in verschillende situaties, wellicht zijn deze herkenbaar in uw situatie.

Inhuur bouwmaterieel

Bij een middelgrote bouwer is een terrein vol met eigen materieel. Het zal u niet verbazen; er ligt vandaag de dag veel materieel te wachten op werk. De controller van de organisatie sprak zijn verwondering uit; ‘hoe kan een terrein met materieel zo vol staan, terwijl onze post ‘inhuur materieel derden’ groter is dan ooit tevoren?’; een factor 5 meer!
Met deze vraag ben ik in gesprek gegaan met de projectleiders. Is er voor de lopende projecten behoefte geweest aan ander materieel dan men zelf ter beschikking had? Het antwoord was eenduidig; ‘nee’.

De beheerder van de materieeldienst keek verwonderd op van mijn vraag; ‘waarom is er veel materieel ingehuurd bij derden, terwijl het terrein vol staat’. De man had geen idee; er zal wel iets bijzonders zijn ingehuurd. Met het antwoord van de projectleiders wist ik het antwoord al. Er moet dus iets anders aan de hand zijn.

Samen liepen we naar de mannen van het onderhoud. Voor het beeld; blauwe overalls, zwarte handen van het vuil en ergens een bureau met een stapel papierwerk dat met geduld lag te wachten om verwerkt te worden. De mannen van het onderhoud waren heel druk; er was zoveel materieel kapot de laatste tijd. Waarom is er veel materieel stuk?

De onderhoudsmannen waren druk geweest met repareren en hadden geen tijd gehad om te praten over de oorzaak. Nu dus wel, want er werd veel materieel ingehuurd terwijl eigen materieel in onderhoud stond. Al snel bleek dat het vooral veel lekke banden en problemen met rubsbanden waren. De oorzaak? Er zit wel heel veel troep in de rupsbanden wat voor problemen zorgt en wellicht veroorzaakt dit ook de problemen met de banden. Waaromligt er troep?

Een rondje over het terrein maakte al snel duidelijk dat het schoon houden van het terrein geen prioriteit was. Waarom niet? Geen tijd, was het argument.

Tot 1 januari was Ome Ko, een gepensioneerde oud-medewerker een middag in de week bezig om het terrein op te ruimen. Hij kreeg een fooi als beloning en mocht zijn oldtimer in de werkplaats stallen en repareren. De directie zag het nut van de werkzaamheden van Ome Ko niet in en had een eind aan de samenwerking gemaakt. De fooi van Ome Ko werd daarmee onbedoeld omgezet in een kostenpost van behoorlijke omvang. Dit relaas is het resultaat van 1 middag gesprekken voeren.

Inmiddels maken de onderhoudsmannen zelf het terrein schoon en is de post ‘inhuurmaterieel derden’ weer op normaal niveau.

Over de schutting

De projectleiders en werkvoorbereiders in dezelfde organisatie besteden meer uren aan hun projecten dan gecalculeerd. Gemiddeld zo’n 20 procent. Waarom is dat?

Ik ben met deze vraag gestart bij de calculatie. Waarom staan er uren in de calculatie die niet overeenkomen met de werkelijkheid? De mannen en dame van de afdeling hadden geen idee. De werkdruk is enorm, tijd om te leren van lopende projecten is er niet bij. De terugkoppeling gebeurt via de e-mail, zonder verdere toelichting inzake de afwijkingen. Omdat de prijs superscherp moet zijn, wordt er gerekend met minimale indirecte uren.

De projectleiders waren de volgende. De prijzen zijn superscherp, marges zijn er niet of nauwelijks. Dat er grote overschrijdingen zijn in bestede uren was niet echt bekend. Waarom is hier geen terugkoppeling over?

Wat gaat er nu anders dan een aantal jaar geleden, toen er wel binnen uren gewerkt werd? Het aantal uren verlagen kan op papier, maar zal ook gerealiseerd moeten worden in de praktijk. Eén van de projectleiders had het gevoel dat veel informatie ‘over de schutting’ werd gegooid. Tijd om het projectdossier op orde te houden werd er niet genomen, waardoor veel tijd verloren gaat doordat er continu gezocht wordt naar informatie, er veel fouten ontstaan doordat er gewerkt wordt met achterhaalde informatie. Kortom, er valt genoeg te verbeteren. Waaromwordt informatie ‘over de schutting gegooid’?

Door alle projectleiders, werkvoorbereiders, uitvoerders, calculatoren en directie bijeen te roepen, hebben we het antwoord gevonden; iedereen is druk op z’n eigen eiland. Niemand heeft aandacht voor de ander of neemt verantwoordelijkheid voor het gehele project, qua kwaliteit, oplevertijd, uren, kosten of inkoop. Laat staan de verbetering van deze elementen. En waarom; omdat iedereen denkt dat het goed gaat; er ontbreken cijfers die aantonen dat het niet gaat zoals bedacht.

Het is best bijzonder dat de man die mij vroeg waarom er een overschrijding was, uiteindelijk de persoon was die over de cijfers beschikte die de sleutel vormde tot aanpassing van ieders gedrag. Binnen de organisatie wordt nu actief gezocht naar mogelijkheden om uren te besparen. De eerste stap was helder; een goede informatievoorziening en interne communicatie.

Elke eerste dinsdag van de maand geeft de controller feedback in de kantine voor de geïnteresseerden en verspreidt deze informatie ook nog eens in een leesbare grafiek. Het is mooi om te zien wat de afgelopen twee maanden aan verbeteringen heeft plaatsgevonden, vanuit bewustwording en aanpassing van ieders gedrag.